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週刊ブックレター

生産性・時間管理

いつものパソコン仕事を1.5倍速に:『ショートカットキー時短ワザ大全』【第22号】

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こんにちは、週刊ブックレター編集部です。

今日ご紹介する本は、『ショートカットキー時短ワザ大全』と題し、
Windowsを中心としたソフトウェアの「276」もの
ショートカットキーを収録したパソコン仕事効率化の手引です。

副業をしている方や、経営者の方であれば、
当然忙しいでしょうから、「1日が30時間あったなら…
と考えたことが誰しもあるはずでしょう。

時間は誰しもに平等に与えられた貴重な資源ですが、
1日24時間に6時間を追加することはできません。

ただし、仕事の中で発生する「無駄な時間」を減らすことができたなら、
時間を増やしたに近い効果があるのではないでしょうか。

本書はそういった生産性の低い時間を削減するソリューションとして、
「ショートカットキーの習得」を提案しています。

「たかがショートカットキー?」と思われたかもしれませんが、
まえがきを読むと説得力のある説明が書かれています。

一見地味に見えますが、誰にでも関係があり、明日からすぐに効果が上がるのが
「ショートカットキーによる作業の効率化」なのです。

私たちが「仕事」と呼んでいるものはなんでしょうか。
一口に「仕事をする」といっても細かい作業によって構成されています。

・Wordで企画書や報告書を作る
・Excelに今月の発注数を入力する
・会議資料を印刷する
・取引先からのメールに返信する

…いや、これでもまだ粗いかもしれませんね。さらに細かく分解していきましょう。
「書類作成」というタスクの中でも、

・テキストを切り貼りする
・段落を箇条書きに設定する
・3分に1回上書き保存する
・フォントを太字にして見出しを作る

こういう細かいマイクロタスクによって、私たちの1日は組み立てられています。

そして「500回、1000回におよぶ小さな動作の繰り返し」によって、
私たちが「仕事」と呼んでいる時間ができているのです。(p.3~4)

たしかに「私たちは1日に何度キーボードを叩くのだろう」と考えてみると、
ショートカットキーをマスターしたときの効果も計算できるかもしれません。

第1章のWindowsの基本ショートカットは便利なものがたくさん収録されています。
[ Ctrl ] + [ C ] → [ V ]…コピーアンドペースト
[ Ctrl ] + [ S ]…上書き保存
といった非常によく使うキーから、
[ Alt ] + [ Tab ]…アプリやウィンドウを切り替える
[ Windowsキー ] + [ ← ] [ → ]…2画面操作
など、便利だけれど意外と使われていないキーまであります。

また、第3章Outlookなどは、テレワークが普及してきた昨今、
メールのやりとりやスケジュールの共有が増えていますから、
「今まで馴染みなかったけれどこの期に覚えてみたい」という方も多いでしょう。
[ Ctrl ] + [ R ]…返信画面を開く
[ Ctrl ] + [ Enter ]…書いた内容を送信する
またp.81にある、「メールを間違えて送信してしまわないために
5分間は未送信のままトレイに自動で残しておく」といった
テクニックは実用的ながらあまり認知度が高くないであろう裏技です。

またビジネスツールの主役であるExcelは、他よりページが割かれていて、
[ Ctrl ] + [ R ]…左のセルをコピーする
[ Ctrl ] + [ D ]…上のセルをコピーする
[ Alt ] + [ Shift ] + [ = ]…SUM関数を自動入力
などは、実務直結の時短テクニックです。

こういったテクニカルな技術書には珍しく、
著者が自ら時間効率を上げてきた体験談が挟まれており、
共感を誘うような作りになっています。

276もショートカットキーがあるため、マニアックなワザも収録されているのですが、
それらの中で重要なものと頻度が低いもので、
絶妙に紙面サイズの緩急がついており、細かい点で使いやすく設計されています。

本書は「2大特典」として、
雑誌の付録のように折りたたまれ綴じ込みになっている「切り取りシート」と
主要キーが参照できる一覧表である「デスクトップ壁紙」が付属していて、
これらの実用性がとても高いところが良い点です。

「時短」とありますが、実際のところ「ストレス低減」も大きなメリットだと思います。
学生や新社会人の頃は、多くの方が「範囲選択→右クリック→「コピー」、右クリック→「貼り付け」
といった無駄な手の動きでコピーアンドペーストをしていた経験があるかもしれません。
しかし、何度もこんな動作をしていたら、ストレスが溜まってしまいます。

知的生産にまつわる仕事の生産性には、脳の疲れも大きく関わってくるでしょう。
本書に目を通して、明日からの仕事を「ストレスフリー」にしてはいかがでしょうか。

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